Essa é uma das perguntas que mais ouvimos por aqui! As pessoas costumam acreditar que ser produtivo é o mesmo que estar 100% ocupado o tempo inteiro, na verdade a produtividade está relacionada ao que foi entregue. Quando o resultado é de grande valor e os meios e recursos que foram utilizados são os mínimos possíveis.
Por isso, para ter um alto nível de produtividade na sua empresa, é necessário que todos saibam exatamente onde têm que chegar, quais os métodos que serão utilizados para alcançar esses objetivos, e quais os resultados esperados – além de estarem motivados para isso.
É claro que os aplicativos e ferramentas têm se mostrado uma excelente alternativa para auxiliar uma equipe nessa conquista, principalmente com o avanço e as facilidades proporcionadas pelas empresas SaaS. Mas a pergunta que não quer calar é: do que adianta termos plataformas para nos auxiliar se não conseguimos extrair o máximo da equipe?
Por isso, separamos 4 formas que podem ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe e trazer resultados efetivos:
1. Estabeleça metas individuais e coletivas
Que as pessoas são movidas por motivações e desafios, isso todo mundo já sabe! Então, para o time render mais e trabalhar melhor, defina metas individuais e para a equipe. Mas lembre-se: elas precisam ser claras e bem planejadas.
Existem estudos que dizem que os objetivos e metas precisam ser desafiadoras, específicas, atraentes e o principal: alcançáveis!
Vamos combinar, não existe nada mais desgastante e angustiante do que uma meta irreal que precisa ser alcançada. Além da sensação de falha, muitas pessoas acabam ficando desmotivadas e se tornando improdutivas.
Então, para facilitar na definição de metas a nossa sugestão é usar a metodologia SMART:
Na prática, a sua meta ficaria com essa estrutura: Aumentar a minha produtividade no projeto Labor em 15% até o final do primeiro trimestre.
2. Melhore a comunicação e Realize reuniões diárias e rápidas
Além de melhorar a comunicação e o engajamento da equipe, a daily corrige os rumos, suaviza os riscos e ainda proporciona o uso dos 3 pilares do Scrum: o progresso, ajustes e transparência do avanço, já que toda a equipe fica ciente do que está acontecendo.
É sugerido que essas reuniões durem entre 5min a 15min e que todos da equipe respondam 3 perguntas básicas:
- O que eu fiz?
- O que vou fazer hoje?
- Existe algum impedimento para que eu ou a equipe finalize o projeto?
Dessa forma, acreditamos que a produtividade pode aumentar e os desafios encontrados pelo meio do caminho podem ser sanados da melhor forma.
Além das reuniões diárias e rápidas, temos outros itens que podem ajudar na comunicação da equipe:
- Ter uma internet de qualidade: isso porque ela pode ser um facilitador para integrar equipes e projetos de uma mesma empresa.
- Criar processos de formalização de atividades: Enviar, receber e responder e-mails com o objetivo de comunicar e formalizar pode também ser uma boa alternativa para evitar desencontros de equipes.
Aqui no Labor, para facilitar a nossa comunicação entre a equipe (que pode estar remoto), utilizamos o slack e até mesmo o trello que funcionam muito bem para os objetivos que temos.
3. Tenha ferramentas e estrutura
Mas que tipo de ferramenta ajudaria a aumentar a produtividade de uma equipe? Para facilitar o controle de horas e a produtividade de cada um (tempo utilizado em cada atividade e projeto), nós utilizamos o próprio Labor.
Mas claro que esse não é o único fator que nos auxilia na produtividade. Um ambiente de trabalho, além de apresentar um bom relacionamento entre os colegas de equipe, depende, igualmente, da eficiência na realização das atividades diárias.
Assim, é fundamental que o ambiente físico favoreça o andamento adequado das tarefas e projetos.
Um local confortável, bem equipado, com iluminação, ventilação e tecnologias necessárias para executar as tarefas evita que os colaboradores se estressem por conta de problemas operacionais. Isso contribui para a fluidez e otimização dos trabalhos que podem resultar em um aumento na produtividade.
4. Dê feedbacks frequentes
Por fim, dar feedbacks de uma forma construtiva é um dos principais desafios de líderes ou de uma equipe geral. Saber dar esses feedbacks podem elevar a produtividade do colaborador ou até mesmo minimizar a sua capacidade de produção.
Utilize o feedback como um fator motivacional, um retorno de informações que possa gerar alinhamento, vontade de mudar e melhorias.
Tenha uma boa comunicação. Para isso, não basta só dar um bom feedback, mas também ouça o seu colaborador. Imagine você mesmo ouvindo um monólogo estabelecido pelo seu líder sem ter abertura o suficiente para expor também os seus pontos? Fica cansativo e chega um momento em que o ouvinte deixa de prestar atenção.
E o mais importante de tudo: cuidado com o seu tom de voz e como reporta os itens do feedback. Falamos ali em cima que o feedback é precioso para o aumento da produtividade, então esteja preparado para esse momento e estabeleça uma boa relação com os colaboradores.
Trabalhar em um ambiente agradável, onde há abertura para conversar, boa estrutura, ferramentas, processos e metas faz com que o funcionário seja mais produtivo, principalmente se ele se sentir confortável com a atividade que exerce. Tenha isso em mente e aumente a produtividade da sua equipe!
Para continuar recebendo mais informações sobre produtividade, continue nos acompanhando.