As profundas mudanças trazidas a cada ano pelas inovações tecnológicas alteram desde a sua rotina pessoal até a forma como você realiza a gestão do tempo e produtividade em seu trabalho. Não é difícil perceber como as vantagens trazidas pelas revoluções na comunicação aumentaram exorbitantemente a velocidade com que produtos são exigidos e a demanda por agilidade de produção no meio empresarial.
Ora, basta lembrar de como há duas décadas, se você quisesse assistir a um filme novo, era preciso se deslocar até um estabelecimento próprio (uma videolocadora) e selecionar fitas para comprar ou alugar.
Depois de adquirir o produto, você teria que retornar à sua casa e colocar a fita em um aparelho específico que reproduz fitas VHS ligado a uma televisão. Hoje, é possível terminar de escrever um e-mail de trabalho, enviá-lo e, em alguns segundos e cliques depois, já desfrutar de um filme ou episódio de série com qualidade em alta definição no mesmo notebook.
Esse exemplo simples e nostálgico acima serve para nos mostrar como a tecnologia da comunicação nos permite ser bem mais exigentes em relação à velocidade de acesso ao produto do que há alguns anos. Da mesma maneira, por meio de ferramentas de automatização e de comunicação, a velocidade com que empresas produzem produtos e prestam serviços também aumentou muito.
Por se tratar de vantagens trazidas por inovações tecnológicas, é lógico que essa realidade de demanda por entrega de resultados em pouco tempo é ainda mais presente no setor das próprias empresas de tecnologia. Assim, é fundamental atentar-se para a gestão do tempo e produtividade e como implementar melhorias nesse tópico.
Para ajudar nessa missão, separei algumas dicas valiosas para melhorar sua gestão do tempo. Confira a seguir!
Saiba Priorizar
Até então falamos sobre mudanças tecnológicas e como a sociedade tem uma demanda maior por agilidade, mas uma coisa que não mudou é a duração do tempo. Assim, logicamente é cada vez mais necessário saber priorizar e ponderar sobre a importância de cada coisa para gastar de forma inteligente esse recurso imutável e cada vez mais valioso que é o próprio tempo.
De acordo com princípio de Pareto, conhecido popularmente como 80/20, 80% das conquistas são resultantes de 20% das atividades executadas. Logo, fica claro que saber priorizar é imprescindível para alcançar seus objetivos, fora e dentro do trabalho.
Execute um controle de resultados
Há uma máxima na administração que você provavelmente já ouviu: é preciso medir para gerir. Isso significa que não há como realizar uma gestão adequada sem o controle de resultados por meio de métricas confiáveis e indicadores-chave.
Não há possibilidade de existir uma gestão do tempo e produtividade sem o acompanhamento de indicadores que sejam relevantes para a tomada de decisões. Portanto, sem um controle de horas e meios para medir a real produtividade dos colaboradores e de equipes, não é possível saber o que funciona e o que deve ser melhorado nos processos existentes.
Realize a gestão de tarefas
A gestão do tempo e produtividade costuma enfrentar barreiras distintas e pessoais para ser melhor executada. Muitas vezes, há um problema de disciplina que impede que as tarefas sejam feitas no tempo adequado, assim como pode existir uma falta de planejamento ou definição de metas realistas, ou até mesmo uma incapacidade da liderança de delegar tarefas apropriadamente.
A questão principal é que deve existir uma gestão de tarefas em ação, justamente para que seja possível diagnosticar e resolver um problema dessa natureza, seja qual for. Saber liderar eficientemente é entender a importância de realizar uma gestão de pessoas e de tarefas, conhecendo bem seus colaboradores e suas respectivas fraquezas e qualidades. Assim, é possível delegar de forma realista e definir objetivos e soluções coerentes com a situação real da empresa.
Utilize ferramentas de gestão de tarefas
Para auxiliar você na gestão de tarefas e processos, é fundamental usar algumas ferramentas. O ideal é contar com um sistema moderno de gestão ou de automatização que realize o controle de horas e meça a produtividade. Entretanto, existem técnicas conhecidas que ajudam a estabelecer um sistema de gestão de tarefas.
É extremamente recomendado não utilizar métodos manuais, como o uso de planilhas, já que não são seguros, pois existe muito risco de falha humana, de rasura e de adulteração de dados, o que prejudicará toda a gestão. A seguir, vamos conferir técnicas que podem auxiliar nesse controle.
Modelo de Canvas
O modelo de Canvas é praticamente um raio-x de um empreendimento. Por meio de um esquema de quadros com informações-chave do funcionamento de um negócio, o modelo de Canvas é um excelente recurso para descrever claramente seu modelo de negócio.
Inicialmente, o modelo foi introduzido por Alexander Osterwalder, em seus estudos sobre a ontologia dos modelos de negócio. O conceito base é que as descrições essenciais do negócio deve vir separadas em blocos e postas em tópicos claros, utilizando diretrizes e perguntas-chave: “Como? O que? Para quem? Quanto?”. Na prática, o modelo funciona de forma distinta para cada empresa, atendendo suas especificidades e qualidades do meio em que está inserida.
Scrum
O método Scrum faz parte de um conjunto de métodos chamados de métodos ágeis, que buscam acelerar a produção e entrega do produto a partir da quebra do paradigma anterior de produção linear de desenvolvimento, teste e entrega do produto final.
O método scrum utiliza ciclos de desenvolvimento e testes chamados Sprints, ao fim de cada sprint há um produto entregue funcionando. Isso permite que as etapas de desenvolvimento, aperfeiçoamento e entrega do produto ocorram de forma contínua e cíclica.
Kanban
O método Kanban é uma forma simples e extremamente eficiente de dividir as atividades de um projeto em fases. Proposto inicialmente em modelos de pequenos pedaços de papel adesivados na parede, como os post-its, o método pode ser executado digitalmente de forma mais segura. A ideia central da técnica é dividir as tarefas das fases de produção em “to do”(a fazer), “doing”(fazendo) e “done”(concluído).
As dicas e ferramentas apresentadas são importantes para a gestão do tempo e produtividade, porém, é fundamental lembrar-se sempre de que não há nada mais importante que o empenho adequado da gestão para implementar essa cultura de eficiência em toda empresa.
Gostou do artigo e quer continuar se aprimorando? Assine agora nossa newsletter e não perca nenhum texto como este!