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GTD: Como organizar suas tarefas em 5 passos

Quem já se pegou com um zilhão de tarefas para um dia e quando foi perceber, já estava acabando o período de trabalho e parecia que não tinha produzido nada?

Esse sentimento é mais comum do que se pensa, isso acontece pelo fato de que ter uma agenda cheia não é sinônimo de produtividade e muito menos de foco para finalizar determinada tarefa. 

Se você se encontra nessa situação, provavelmente o método GTD pode vir a ser uma solução. Esse método (Getting Things Done) foi criado pelo David Allen, um consultor e instrutor de produtividade que começou a trabalhar nessa área há mais de 30 anos. Você pode encontrar tudo explicado no livro A arte de fazer acontecer, mas nós resolvemos simplificar as muitas informações contidas nele e trazer em 5 passos que o GTD se baseia:

1. Coletar

Primeiro de tudo: Tire todas as informações e migre para um lugar confiável (que provavelmente você não vai esquecer). Uma ferramenta como o Todoist ou Trello podem ajudar. 

A ideia aqui é realmente tirar todas as tarefas, projetos e objetivos: Ligar para tal pessoa, comprar passagens para o réveillon, revisar 2 textos para o blog e assim por diante. 

2. Processar

Nessa segunda etapa é o momento de processar tudo o que coletou. Para cada uma informação você pode tomar uma ação ou “não fazer nada”. Como assim? Chega mais que a gente explica:

Para os itens que não precisam de ação, você irá:

  • Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer, mas mesmo assim coletou no calor do momento;
  • Mover para uma lista “algum dia/talvez” os itens que você pretende realizar mas não tem uma data definida e nem um prazo para serem realizadas;
  • Colocar em uma lista de referências tudo aquilo que você pode consultar depois, como: nome do livro interessante ou aquele filme que você quer assistir no futuro. 

Para os itens que demandam ação:

  • Caso o item dure menos de 2 minutos: faça imediatamente e já elimine da sua lista de tarefas.
  • Caso não, você poderá:
    • Delegar a tarefa para a pessoa responsável.
    • Agendar a realização: marque o dia e horário específicos para a realização daquela tarefa.
    • Se a tarefa for muito grande, transforme-a em um projeto. Mas como assim, transformar em um projeto? Lançar uma campanha é um bom exemplo. Você não consegue pensar na estratégia, estabelecer prazos, aprovar verba, demandar responsáveis e configurar segmentos de uma só vez, logo essa tarefa de “Lançar campanha” vira um projeto. 

3. Organizar

Organize as suas tarefas e projetos de acordo com o contexto de cada uma delas. Alguns exemplos de contextos:

  • Trabalho
  • Pessoal
  • Viagem

Isso vai te ajudar sempre que for decidir os horários em que vai fazer determinada atividade ou trabalhar em determinado projeto

4. Revisar

A nossa mente é falha e esquecida! Por isso, o ideal é sempre estar voltando e conferindo as nossas listas. A nossa sugestão é que, de preferência, revise uma vez por semana até criar um hábito. Revise sempre que necessário. De preferência, 1x por semana.

5. Fazer

Não adianta listar, organizar e não colocar em prática, né?
Esse tópico é, provavelmente, o mais complicado de todos os outros. Esse é o momento de tirar o papel os seus objetivos, metas e tarefas. Preparado? 

Mas e então, qual é o seu método de organização de tarefas e horário? 

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