Como é o trabalho dentro da sua empresa de tecnologia? Como ele está organizado? Quais são as ferramentas que você utiliza para controlar resultados, horas de trabalho do time e projetos em andamento dentro da empresa? Se essas perguntas são importantes para qualquer negócio, quando se fala em uma empresa de tecnologia, elas se tornam ainda mais centrais.
Isso porque você está na ponta da inovação, trabalhando com equipes dinâmicas que operam diversos projetos simultaneamente. Garantir uma gestão eficiente é essencial para que você e o seu time gerem os melhores resultados e, com isso, levem a empresa ao sucesso!
Quer saber quais são as melhores ferramentas de gestão de projetos que não podem faltar na sua empresa de tecnologia? Então, continue a leitura e descubra agora mesmo!
1. Gestão das etapas de cada projeto
Cada um dos projetos que você realiza dentro da sua empresa é subdividido em uma série de etapas menores, realizadas por colaboradores diferentes. Essas etapas têm prazos predefinidos e resultados esperados e o atraso pode comprometer todo o projeto a ser entregue para o cliente, não é mesmo?
É aí que entram as ferramentas tecnológicas como grandes aliadas. Algumas delas contam com a funcionalidade de gestão de etapas no projeto, o que é essencial para qualquer empresa de tecnologia. Por meio dela, é possível visualizar cada um dos passos a serem realizados até a conclusão de determinado projeto, assim como os responsáveis e a data final para a entrega do resultado.
Com isso, você é capaz de identificar o andamento de cada etapa e, até mesmo, visualizar e corrigir problemas antes que eles afetem o projeto como um todo.
2. Gráfico de lucratividade
Você sabe qual o lucro líquido que cada um dos projetos gera para a empresa como um todo? Essa é uma das informações mais importantes para que você controle as finanças do negócio e, com isso, garanta a saúde financeira da empresa.
É por isso que o gráfico de lucratividade é uma outra ferramenta tecnológica essencial. Ele deve ser capaz de realizar o cálculo automático da lucratividade esperada para a empresa, reduzindo os custos do projeto da receita total. Dessa forma, você acompanha, de forma visual e simples, o lucro do negócio.
3. Horas gastas por atividade
Quanto tempo cada membro da equipe investe nas atividades relacionadas aos seus projetos? Essa informação, apesar de não ser muito utilizada por gestores de empresas de tecnologia, é essencial para o bom funcionamento do negócio.
Isso porque é importante entender qual o tempo gasto em cada atividade do projeto para planejar as etapas de forma precisa e assertiva. Além disso, quando você analisa o tempo investido pelos colaboradores, ainda é capaz de identificar atividades supérfluas ou que não agregam valor ao projeto, de forma a eliminá-las. Com isso, libera os colaboradores para investir mais tempo no que realmente importa, como tarefas com papel estratégico dentro da empresa.
4. Horas gastas por projeto
Outra ferramenta de gestão de projetos que não pode ficar de fora é o controle das horas gastas por projeto. Afinal, já aconteceu de você dar um prazo final para um cliente e, no meio do projeto, perceber que vai precisar de muito mais ou menos horas do que foi planejado inicialmente? É exatamente isso que essa ferramenta evita.
Quando você controla com precisão a quantidade de horas investidas em cada um dos projetos da empresa, é possível aprender a planejar com mais eficiência e, com isso, oferecer um prazo realista para os clientes, evitando frustrações de ambas as partes.
Além disso, o orçamento do projeto também depende diretamente da quantidade de horas investidas e, dessa forma, é essencial que você entenda quanto vale a sua hora e a da sua equipe, além de saber qual o preço justo para a realização de cada um dos projetos, de acordo com o tempo gasto.
5. Comunicação e colaboração em tempo real
Como é o fluxo de trabalho em um projeto dentro da sua empresa? Os colaboradores atuam individualmente ou dependem da comunicação e da colaboração dos colegas para realizar as atividades? Como as informações são repassadas para a equipe?
Uma ferramenta voltada para a comunicação e a colaboração em tempo real é uma grande aliada na hora de responder a esses questionamentos. Isso porque esse tipo de ferramenta permite que a equipe centralize a troca de informações entre os colegas, de forma a garantir que todos estejam sempre cientes do papel de cada um e com acesso a todos os dados necessários para realizar as suas atividades.
Além disso, é importante que a ferramenta também permita que os profissionais colaborem entre si, em tempo real, principalmente quando se fala em empresas de tecnologia, nas quais a maior parte do trabalho é realiza por trás de uma tela de computador.
6. Controle de indicadores
Uma gestão de projetos de qualidade exige que você mensure indicadores periodicamente e estabeleça metas que devem ser alcançadas pela equipe. Isso ajuda na identificação de problemas e de potencialidades dentro da empresa e ainda ajuda os colaboradores a manterem o foco em resultados e o engajamento nas atividades que estão realizando.
A ferramenta de controle de indicadores é essencial nesse aspecto. Isso porque ela permite que você colete os dados e analise-os estatisticamente, de forma automática. Assim, você tem acesso aos principais indicadores relacionados à gestão de projetos de forma prática e simples, sem a necessidade de coletas e contas manuais. Além disso, evita erros na hora de calcular as métricas, garantindo a veracidade das informações.
Como você pode perceber, quando se fala em empresas de tecnologia — assim como tantos outros negócios —, as ferramentas de gestão de projetos assumem um papel central no controle das atividades realizadas garantem a saúde financeira do negócio. Portanto, esteja sempre atento a essas ferramentas e invista em uma que reúna uma série de funcionalidades em um só lugar e que seja fácil de ser utilizada por toda a equipe. Dessa forma, você dá um grande passo em direção ao sucesso do seu negócio!
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