Para ser capaz de gerir o seu tempo adequadamente, o ideal é começar uma rotina o mais rápido possível. Mas sabemos que não é algo fácil de se fazer, principalmente no ambiente de trabalho, em que há várias demandas, reuniões e projetos.
Pensando nisso, separamos 7 passos para tornar o seu gerenciamento de tempo mais efetivo e tornar você uma pessoa mais produtiva:
1. Use uma agenda
Isso mesmo! Apesar de a agenda de papel ter sido deixada de lado e atualizada por gadgets de calendários e agendas on-line, nos celulares e e-mails, ela sempre foi uma boa aliada da produtividade.
Pois guardar datas e horários de reuniões, eventos e entregas na memória é arriscado, já que sempre deixamos passar algum compromisso em meio a tantos outros.
A nossa sugestão é utilizar o Google Calendar. Usamos com muita frequência aqui no Labor, inclusive para lembrar datas de publicações, reuniões, e outros compromissos que dependam de deadline.
2. Use um gerenciador de tarefas
O gerenciador de tarefas é uma ferramenta na qual você gerencia atividades que não dependem necessariamente de data e horário. O legal dessa ferramenta é que você pode listar tudo o que você precisa fazer à medida que as demandas vão chegando, permitindo que você não se preocupe em ficar se lembrando do que lhe pediram, por exemplo. Um bom gerenciador de tarefas é o Todoist, que possui integração com o Google Calendar.
3. Revisite as suas tarefas da semana sempre que possível
Escolha um dia da semana para revisar sua agenda e veja os pontos de atenção (reuniões importantes, demandas recorrentes e/ou alguma ponta solta); visto que alguns lembretes foram adicionados há um bom tempo e talvez você não se recorde mais. Isso lhe ajudará a ter um maior controle e gestão dos seus compromissos. Faça o mesmo com a lista de tarefas do seu gerenciador de tarefas.
4. Concentre-se em uma única tarefa por vez
Quando abrimos o nosso gerenciador de tarefas e vemos aquele tanto de atividades é comum querermos fazer de tudo um pouco e ao mesmo tempo. Pare! Essa não é a melhor solução para ser produtivo.
Isso porque você deixa de manter a sua mente focada em uma atividade do início ao fim e acaba interrompendo-na.
A dica é se concentrar em uma única tarefa por vez, finalizá-la e partir para a próxima. Diversos estudos comprovam que ser multitarefa não é ser produtivo: por mais que pareça que sim, pois ficamos com a sensação de que a pessoa que faz várias atividades ao mesmo tempo é mais produtiva.
5. Estabeleça prioridades
Como dissemos no tópico anterior, abrir o gerenciador de tarefas e se deparar com várias tarefas que são urgentes, mas não saber por onde começar é comum.
O mais importante é analisar cada uma e entender o que é urgente e o que é prioritário. Talvez, nesse momento, seja interessante pedir apoio a um colega ou ao chefe para organizar a ordem das tarefas.
Depois de definir essa ordem, inicie as demandas do dia.
Uma dica que facilita a organizar as prioridades é utilizar a Matriz de Prioridades de Eisenhower, como esta abaixo:
6. Utilize uma ferramenta de controle de horas
Gerenciar horas permite saber onde você investe seu tempo. Com base nisso, você consegue avaliar “estou gastando mais tempo ou menos tempo do que eu deveria?”
Por exemplo, se eu fiz um orçamento de um projeto e eu previ gastar 60 horas em 10 dias; mas já investi mais da metade do tempo em 5 dias, pode ser um alerta de que ou minha previsão foi subestimada ou de que eu não estou sendo produtivo.
Um outro benefício que temos ao gerenciar as horas é termos um histórico que possibilita uma previsão de novos projetos de forma mais assertiva.
Se você busca ser mais produtivo, mais assertivo, melhorar seus rendimentos e ter uma melhor qualidade de vida pessoal e profissional, experimente o Labor, a nossa ferramenta de controle de horas, que lhe ajuda a gerir seu tempo.
7. Descanse
Pode parecer complicado quando existem inúmeras atividades para serem cumpridas e entregues até uma data específica, não é mesmo? Mas o ideal é que você respeite os limites do seu corpo e durma de 7 a 9 horas por dia.
Estar cansado o dia todo significa que não conseguirá fazer um uso eficaz do seu tempo, pois o nosso cérebro precisa desse período de descanso para repor as energias.
Continue nos acompanhando para mais dicas e informações sobre Gerenciamento de Tempo.