Todos os dias, várias pessoas se deparam com uma agenda cheia de entregas, reuniões e compromissos e se perguntam: “como fazer tudo isso em tão pouco tempo?” Isso acontece, porque simplesmente não planejamos e nem priorizamos o que realmente queremos ou precisamos fazer.
E é mais comum ainda, encontrarmos pessoas no trabalho que estão “apagando incêndio” em vez de trabalharem em cima de uma demanda planejada há algum tempo. Então a nossa primeira sugestão, sem sombra de dúvidas, é: PLANEJAMENTO.
Mas vocês podem estar se perguntando, como planejar uma tarefa que na verdade é realizada para apagar incêndios? É muito simples: tenha uma visão de todo. Isso mesmo, ao planejar, procure pelas possíveis falhas e já considere no seu tempo produtivo, um momento para revisar ou revisitar aquela atividade ou entrega.
Depois disso, a gente vai para a prática da organização e priorização de tarefas.
1. Liste todas as tarefas que estão na sua cabeça
Essa etapa é muito importante, pois será nela que você terá clareza e documentado tudo aquilo que precisa fazer na semana ou no dia (aí vale verificar o que melhor se encaixa com o seu método de trabalho e vivência). Dessa forma, fica mais difícil de você terminar o seu período de trabalho sem ter se dedicado a uma atividade que precisava ser feita ou naquele dia, ou naquela semana.
2. Verifique quem é o responsável de cada tarefa
Você sabia que nem sempre o que você faz é de única e exclusiva responsabilidade sua? Às vezes, você pode contar com alguém do seu time que tenha atividades semelhantes às suas. É importante saber delegar também. Dessa forma, caso você tenha uma lista muito extensa, ela pode ficar mais enxuta na hora de delegar.
Mas não se esqueça: se for passar uma atividade para outra pessoa, não deixe de avisá-la com antecedência também para que ela não se perca dentro das próprias tarefas ou que ela deixe de priorizar uma atividade para fazer outra.
3. Controle o seu tempo e tenha uma organização visual.
Muitas vezes é comum nos pegarmos rodeando uma determinada atividade por horas a fio e até mesmo por dias! Por isso é tão importante termos um controle de horas para que seja possível nós nos fiscalizarmos perante aquela situação.
Um exemplo de plataforma que pode te ajudar nesse controle é o Labor.
Com a nossa plataforma é possível controlar horas investidas em um determinado projeto ou em uma tarefa planejada (que pode, a depender da situação, ser uma etapa de um projeto).
Já sobre a organização visual, temos o trello (que inclusive, integra com o Labor), nele você consegue ver exatamente o que é preciso ser feito, data de entrega e o responsável, ideal para o trabalho remoto. Porém, caso você trabalhe de casa e sozinho, sem uma equipe, a sugestão é que você tenha sempre a vista o que precisa ser feito: seja no trello mesmo, no caderno, na parede.. vale tudo! Contando que você tenha uma boa visualização e que esteja claro cada passo.
Conta pra gente, o que vocês utilizam para priorizar as tarefas? E o que não funciona?