Você já ouviu falar de matriz de responsabilidades? Em cada projeto ou etapas do processo é extremamente importante que todos os envolvidos saibam exatamente o que precisam fazer e quando precisam entregar, o famoso deadline e até mesmo para mensurar a produtividade da sua equipe e gargalos das entregas. E uma das formas de deixar claro o que cada qual tem que fazer numa determinada etapa é a Matriz de Responsabilidades.
Mas o que é essa Matriz de Responsabilidades?
A Matriz de Responsabilidades, ou somente Matriz RACI (em inglês) é uma ferramenta de gestão de pessoas onde é atribuída a responsabilidade para cada pessoa que deverá atuar no projeto ou processo. Ou seja, é nela que a gente coloca exatamente todas as atividades que precisam ser feitas até a data de entrega e os responsáveis (nominalmente ou por diretoria/cargo) e que consequentemente, podemos gerar uma produtividade maior.
Como criar a sua matriz
Para montar essa matriz é necessário preencher algumas informações. Então, antes de mais nada, verifique se é possível identificar aí, na sua realidade, quem é responsável pelo o que:
R: Responsible, é a pessoa Responsável por executar a tarefa, ou seja, o verdadeiro mão na massa.
A: Accountable, ou autoridade, é aquela pessoa que vai aprovar a tarefa ou entregável. E também é essa pessoa que será cobrado se algo der errado com a tarefa. Normalmente, essa pessoa é o gerente, ou supervisor da área.
C: Consulted é a pessoa que deve ser consultada, participando de decisões ou da execução da atividade. Eles podem dar dicas, sugerir ajustes e fornecer opiniões para melhorar todo o resultado. É um conselheiro porque é um especialista naquele assunto que está sendo tratado.
I: Informed, ou informado. É a pessoa que precisa ser informada sobre qualquer coisa em relação à atividade ou entregável. Nesse caso, ele pode ser o CEO da empresa ou aquela pessoa que cuida de todo o relacionamento com o cliente.
Agora que você já entendeu cada um dos participantes e já até conseguiu identificar aí na sua organização, vamos para a parte prática da Matriz. E é super simples: Em uma coluna é necessário colocar a atividade ou tarefa que precisa ser realizada dentro do prazo estipulado ou contrato, nas colunas seguintes, você pode colocar o nome ou função organizacional de cada pessoa envolvida no projeto e daí, só preencher com a responsabilidade dele, seguindo a metodologia da matriz.
Ficou confuso em como montar? Fizemos um exemplo aqui que pode te ajudar a clarear a mente e tentar implementar no seu time!
Lembrando que existem outras possibilidades que a gente pode utilizar! O mais importante é fazer com que a tabela seja algo usável e visível para o time. A ideia aqui é facilitar a atribuição dos processos e não dificultar.
“Ah, mas eu fiz a primeira versão da Matriz de Responsabilidades e já precisei alterar!” Uma coisa que é preciso ser dita: essa matriz pode sofrer ajustes até que tudo esteja bem definido e os processos e etapas de cada projeto sejam fluidos.
Para mais dicas sobre produtividade, basta dar uma olhadinha aqui nos outros posts do nosso blog.
Mas e então, qual outra ferramenta vocês utilizam por aí para facilitar e ajudar na produtividade? Conta pra gente!